Σύνδεση eshop με ERP: Softone, Entersoft, Pylon βήμα βήμα

Το eshop σας δέχεται παραγγελίες όλη μέρα και κάποιος τις ξαναπερνά στο ERP με το χέρι. Το απόθεμα στο site λέει «διαθέσιμο» για ένα προϊόν που τελείωσε το πρωί. Οι τιμές αλλάζουν στο ERP και το eshop τις μαθαίνει την επόμενη εβδομάδα. Αν κάτι από αυτά σας θυμίζει την καθημερινότητά σας, η σύνδεση eshop με ERP είναι το έργο που θα σας γλιτώσει τις περισσότερες ώρες φέτος. Το ερώτημα είναι πώς γίνεται σωστά, χωρίς να σταματήσει το μαγαζί.

Τι ακριβώς συγχρονίζεται

Η λέξη «σύνδεση» κρύβει έξι διαφορετικές ροές, και κάθε μία έχει δική της κατεύθυνση και δικό της ρυθμό. Προϊόντα: το ERP είναι συνήθως η πηγή, το eshop παίρνει κωδικούς, ονόματα και βασικά χαρακτηριστικά. Τιμές και τιμοκατάλογοι: από το ERP προς το eshop, με τη δυσκολία ότι το ERP μπορεί να έχει πέντε τιμοκαταλόγους και το eshop να ξέρει έναν. Απόθεμα: από το ERP προς το eshop, όσο πιο συχνά γίνεται.

Παραγγελίες: από το eshop προς το ERP, με τον πελάτη, τα είδη, τον τρόπο πληρωμής και αποστολής. Πελάτες: και στις δύο κατευθύνσεις, που είναι το πιο επικίνδυνο, γιατί δύο συστήματα που δημιουργούν πελάτες σημαίνει διπλοεγγραφές. Παραστατικά: το ERP εκδίδει, το eshop δείχνει στον πελάτη το PDF ή την κατάσταση. Πριν ζητήσετε προσφορά, γράψτε για κάθε ροή ποιο σύστημα είναι η αλήθεια.

Συστήματα όπως Softone, Entersoft ή Pylon έχουν το καθένα δικό του τρόπο να εκθέτει αυτά τα δεδομένα, και η δουλειά της ενσωμάτωσης είναι να μιλήσει τη γλώσσα του δικού σας συστήματος, όχι να το αλλάξει. Δεν έχει τόση σημασία ποιο ERP έχετε. Έχει σημασία τι επιτρέπει η άδεια και η έκδοση που έχετε.

API ή εξαγωγή αρχείων

Υπάρχουν δύο δρόμοι. Ο πρώτος είναι το API: το eshop και το ERP ανταλλάσσουν δεδομένα απευθείας, σε πραγματικό χρόνο ή κάθε λίγα λεπτά. Ο δεύτερος είναι η ανταλλαγή αρχείων: το ERP εξάγει ένα αρχείο με προϊόντα και αποθέματα σε τακτά διαστήματα, το eshop το διαβάζει, και αντίστροφα για τις παραγγελίες. Ο δεύτερος ακούγεται παλιομοδίτικος, αλλά για πολλές επιχειρήσεις είναι επαρκής και πολύ πιο απλός στη συντήρηση.

Το API κερδίζει όταν το απόθεμα κινείται γρήγορα, όταν έχετε πολλά σημεία πώλησης ή όταν ο πελάτης πρέπει να δει την κατάσταση της παραγγελίας του άμεσα. Η ανταλλαγή αρχείων αρκεί όταν ο κατάλογος αλλάζει σπάνια, οι παραγγελίες είναι λίγες δεκάδες τη μέρα και μια καθυστέρηση μιας ώρας δεν πειράζει κανέναν. Η σωστή ερώτηση δεν είναι «ποιο είναι πιο σύγχρονο» αλλά «πόσο κοστίζει ένα λάθος αποθέματος στη δική μου επιχείρηση».

Συχνά η απάντηση είναι μικτή: API για απόθεμα και παραγγελίες, αρχεία για τον κατάλογο. Και προσοχή στην άδεια. Σε ορισμένα ERP το API είναι ξεχωριστό module ή ξεχωριστή χρέωση, οπότε ρωτήστε τον προμηθευτή του ERP σας πριν σχεδιαστεί η λύση, όχι μετά.

Πού σπάει η σύνδεση στην πράξη

Οι κωδικοί. Το ERP έχει κωδικό είδους, το eshop έχει SKU, ο προμηθευτής έχει barcode, και σε κάποιο σημείο κάποιος έβαλε κενό ή παύλα. Αν δεν υπάρχει ένας κωδικός που να είναι ίδιος και στα δύο συστήματα για κάθε προϊόν, η σύνδεση δεν μπορεί να ξεκινήσει. Ο καθαρισμός του καταλόγου προηγείται κάθε γραμμής κώδικα.

Ο ΦΠΑ. Το eshop δείχνει τιμές με ΦΠΑ, το ERP κρατά καθαρές τιμές, και οι στρογγυλοποιήσεις στο δεύτερο δεκαδικό δημιουργούν παραστατικά που διαφέρουν κατά ένα λεπτό από αυτό που πλήρωσε ο πελάτης. Ποιο σύστημα υπολογίζει τον ΦΠΑ και ποιο απλώς τον εμφανίζει αποφασίζεται πριν ξεκινήσει η δουλειά. Το ίδιο και οι μειωμένοι συντελεστές και οι πελάτες με απαλλαγή.

Οι παραλλαγές και οι μερικές παραδόσεις. Ένα μπλουζάκι σε τέσσερα μεγέθη και τρία χρώματα είναι ένα προϊόν στο eshop και δώδεκα είδη στο ERP, ή το αντίστροφο. Μια παραγγελία με πέντε είδη από τα οποία στέλνονται τα τρία σημαίνει δύο δελτία αποστολής και μία παραγγελία που πρέπει να εμφανίζεται ως «μερικώς εκτελεσμένη». Αν αυτά τα σενάρια δεν είναι στην προδιαγραφή, θα τα ανακαλύψετε από τα παράπονα.

Η σειρά των βημάτων

Πρώτο, η χαρτογράφηση: ποια πεδία υπάρχουν στο ERP, ποια χρειάζεται το eshop, πώς αντιστοιχούν. Δεύτερο, ο καθαρισμός των δεδομένων: κωδικοί, κατηγορίες, ΦΠΑ. Τρίτο, ο κατάλογος: προϊόντα και τιμές προς το eshop, μία κατεύθυνση, χωρίς παραγγελίες ακόμη. Τέταρτο, το απόθεμα. Πέμπτο, οι παραγγελίες προς το ERP, πρώτα σε δοκιμαστική βάση. Έκτο, τα παραστατικά και η ενημέρωση κατάστασης προς τον πελάτη.

Η σειρά δεν είναι τυχαία. Κάθε βήμα μπορεί να μπει σε λειτουργία μόνο του και να δώσει αξία πριν έρθει το επόμενο. Αν ο προμηθευτής σας προτείνει να ενεργοποιηθούν όλα μαζί μια Δευτέρα πρωί, ρωτήστε τι γίνεται την Τρίτη αν κάτι δεν δουλέψει. Το ίδιο ισχύει για τη διαβίβαση στο myDATA, που έχει δικές της παγίδες και την έχουμε περιγράψει στο myDATA και eshop.

Πόσο διαρκεί ανάλογα με το εύρος

Μία ροή, για παράδειγμα κατάλογος και απόθεμα από ERP με έτοιμο API προς eshop σε γνωστή πλατφόρμα, είναι υπόθεση λίγων εβδομάδων, με το μεγαλύτερο μέρος στον καθαρισμό δεδομένων. Κατάλογος, απόθεμα και παραγγελίες με μερικές παραδόσεις και πολλαπλούς τιμοκαταλόγους είναι έργο μερικών μηνών. Ένα κατάστημα χονδρικής με τιμές ανά πελάτη και πιστωτικά όρια από το ERP είναι ξεχωριστή κατηγορία, την οποία αναλύουμε στο B2B eshop χονδρικής.

Ο παράγοντας που ανατρέπει κάθε εκτίμηση είναι η κατάσταση των δεδομένων και η διαθεσιμότητα του ανθρώπου που ξέρει το ERP. Το ίδιο ισχύει και για το κόστος: το εύρος της σύνδεσης είναι η γραμμή που μετακινεί περισσότερο την προσφορά, όπως εξηγούμε στο πόσο κοστίζει ένα eshop.

Ποιος κάνει τι

Εσείς: ορίζετε ποιο σύστημα είναι η αλήθεια για κάθε ροή, δίνετε πρόσβαση σε δοκιμαστικό περιβάλλον του ERP και ορίζετε έναν άνθρωπο που ξέρει τους κωδικούς και τις εξαιρέσεις. Ο προμηθευτής του ERP: επιβεβαιώνει τι εκθέτει το API στη δική σας έκδοση και δίνει τεκμηρίωση. Εμείς: χαρτογράφηση, κώδικας της σύνδεσης, δοκιμές με πραγματικά σενάρια, παρακολούθηση τις πρώτες εβδομάδες και τεκμηρίωση που μένει σε εσάς.

Αν το eshop σας δεν υπάρχει ακόμη, η σύνδεση σχεδιάζεται μαζί με την κατασκευή του eshop, γιατί η επιλογή πλατφόρμας εξαρτάται από το τι πρέπει να συνδεθεί. Αν υπάρχει, η ενσωμάτωση είναι έργο ανάπτυξης λογισμικού με δικό του αντικείμενο και δημοσιευμένα πακέτα. Στείλτε μας ποιο ERP και ποια πλατφόρμα eshop έχετε και ποιες ροές σας πονάνε, και θα απαντήσουμε με συγκεκριμένα βήματα.