myDATA και eshop: πώς εκδίδονται σωστά οι αποδείξεις

Η παραγγελία ολοκληρώθηκε, ο πελάτης πλήρωσε, το δέμα φεύγει αύριο. Κάπου ανάμεσα πρέπει να εκδοθεί ένα παραστατικό και να φτάσει στο myDATA, την ηλεκτρονική πλατφόρμα της ΑΑΔΕ όπου διαβιβάζονται τα παραστατικά των επιχειρήσεων. Αν το κατάστημά σας κόβει είκοσι παραγγελίες τη μέρα, αυτό δεν γίνεται με το χέρι. Και αν γίνεται με το χέρι, ο λογιστής σας το ξέρει ήδη και δεν είναι χαρούμενος.

Αυτό το κείμενο είναι γραμμένο από την πλευρά αυτού που φτιάχνει το κατάστημα, όχι από την πλευρά του φοροτεχνικού. Δεν είμαστε λογιστές ούτε φορολογικοί σύμβουλοι, οι κανόνες αλλάζουν, και κάθε συγκεκριμένη υποχρέωση του καταστήματός σας πρέπει να επιβεβαιωθεί με τον λογιστή σας. Ό,τι ακολουθεί είναι πώς στήνεται σωστά η ροή, ώστε ο λογιστής να παίρνει σωστά δεδομένα από την πρώτη παραγγελία.

Τι χρειάζεται το myDATA από μια παραγγελία

Μια παραγγελία στο eshop είναι για την πλατφόρμα μια λίστα προϊόντων με ένα σύνολο. Για το παραστατικό χρειάζονται περισσότερα, και όλα πρέπει να είναι σωστά τη στιγμή της έκδοσης. Ο τύπος παραστατικού: απόδειξη λιανικής για ιδιώτη, τιμολόγιο για επιχείρηση. Ο ΦΠΑ ανά γραμμή, γιατί ένα καλάθι μπορεί να έχει προϊόντα με διαφορετικό συντελεστή, και τα έξοδα αποστολής έχουν τον δικό τους.

Τα στοιχεία του πελάτη: για ιδιώτη λίγα, για επιχείρηση ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ και διεύθυνση, ελεγμένα πριν την έκδοση και όχι μετά. Ο τρόπος πληρωμής, η ημερομηνία, οι εκπτώσεις και τα κουπόνια ως ξεχωριστές γραμμές ή ως μείωση. Κάθε πεδίο που το eshop δεν ζητά από τον πελάτη στο ταμείο, θα το ζητά ο λογιστής από εσάς αργότερα, ένα ένα.

Αρχιτεκτονική πρώτη: πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Το eshop στέλνει την παραγγελία σε πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ο πάροχος εκδίδει το παραστατικό, το διαβιβάζει στο myDATA και επιστρέφει στο κατάστημα τον αριθμό και το PDF για τον πελάτη. Είναι η πιο συνηθισμένη λύση για μικρά και μεσαία καταστήματα χωρίς ERP, γιατί ο πάροχος αναλαμβάνει την επικοινωνία με το myDATA και τις αλλαγές των προδιαγραφών.

Από την πλευρά του λογισμικού, η δουλειά είναι η αντιστοίχιση: ποιο πεδίο της παραγγελίας πάει σε ποιο πεδίο του παραστατικού, πότε ακριβώς εκδίδεται, στην πληρωμή, στην αποστολή ή στην ολοκλήρωση, και τι γίνεται αν ο πάροχος δεν απαντήσει. Το τελευταίο το ξεχνούν οι περισσότερες εγκαταστάσεις, και το θυμούνται την ημέρα που ο πάροχος έχει διακοπή και σαράντα παραγγελίες μένουν χωρίς παραστατικό.

Αρχιτεκτονική δεύτερη: το ERP διαβιβάζει

Αν έχετε ERP που ήδη εκδίδει παραστατικά για το φυσικό κατάστημα ή τη χονδρική, η λογική λύση είναι το eshop να στέλνει την παραγγελία στο ERP και το ERP να κάνει ό,τι κάνει και για τις άλλες πωλήσεις. Έτσι υπάρχει μία αρίθμηση, μία πηγή αλήθειας για τους πελάτες και το απόθεμα, και ο λογιστής βλέπει ένα σύστημα αντί για δύο.

Η δυσκολία μετακινείται στη σύνδεση eshop με ERP: πελάτες που υπάρχουν με δύο εγγραφές, κωδικοί προϊόντων που δεν ταιριάζουν, παραγγελίες που αλλάζουν αφού έχουν περάσει. Αυτό είναι έργο λογισμικού με δικό του σχέδιο, και το περιγράφουμε βήμα βήμα στο κείμενο για τη σύνδεση eshop με ERP. Αν το ERP σας δεν προσφέρει έτοιμο τρόπο σύνδεσης, χρειάζεται ενδιάμεσο λογισμικό που μεταφράζει ανάμεσα στα δύο.

Αρχιτεκτονική τρίτη: πρόσθετο απευθείας στην πλατφόρμα

Ορισμένα πρόσθετα για WooCommerce και άλλες πλατφόρμες διαβιβάζουν απευθείας στο myDATA χωρίς ενδιάμεσο πάροχο. Στήνεται γρήγορα, έχει χαμηλό μηνιαίο κόστος, και για ένα πολύ μικρό κατάστημα με απλές αποδείξεις λιανικής και λίγες παραγγελίες την ημέρα μπορεί να αρκεί για αρκετό καιρό. Είναι ο δρόμος που διαλέγουν συχνά όσοι ξεκινούν μόνοι τους, και δεν είναι λάθος, αρκεί να ξέρετε τι αναλαμβάνετε.

Το ρίσκο είναι ότι η ευθύνη για τις προδιαγραφές, τις αλλαγές τους και τα σφάλματα διαβίβασης μένει στο κατάστημα και στον προγραμματιστή που συντηρεί το πρόσθετο. Όταν αλλάξει κάτι στο myDATA, το πρόσθετο πρέπει να ενημερωθεί την ίδια εβδομάδα. Πριν διαλέξετε αυτόν τον δρόμο, ρωτήστε ποιος θα κάνει αυτή την ενημέρωση, πόσο γρήγορα, και τι γίνεται αν το πρόσθετο σταματήσει να συντηρείται.

Πού σπάνε οι εγκαταστάσεις

Στις επιστροφές. Ο πελάτης επιστρέφει ένα από τα τρία προϊόντα και το κατάστημα κάνει «επιστροφή χρημάτων» με ένα κουμπί. Από την πλευρά των παραστατικών χρειάζεται πιστωτικό που αντιστοιχεί στο αρχικό παραστατικό, με τις σωστές γραμμές και τον σωστό ΦΠΑ. Αν η ροή δεν το προβλέπει, το κουμπί επιστρέφει χρήματα και δεν εκδίδει τίποτα, και το κενό εμφανίζεται στο τέλος του μήνα.

Στις μερικές αποστολές. Δύο από τα τρία προϊόντα φεύγουν σήμερα, το τρίτο σε μια εβδομάδα. Πότε εκδίδεται τι; Η απάντηση εξαρτάται από το πώς έχει στηθεί η ροή και από το τι έχει συμφωνηθεί με τον λογιστή, αλλά πρέπει να έχει δοθεί πριν ανοίξει το κατάστημα, όχι στην πρώτη τέτοια παραγγελία.

Στα τιμολόγια B2B. Ο πελάτης τσεκάρει «θέλω τιμολόγιο» και γράφει ΑΦΜ με λάθος ψηφίο. Ένα σωστό ταμείο ελέγχει το ΑΦΜ πριν εκδώσει, όχι μετά. Και επειδή, σύμφωνα με τη σχετική ενημέρωση του Taxheaven, η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων εισάγεται σταδιακά μέσα στο 2026, το κομμάτι B2B του καταστήματος αξίζει ξεχωριστή προσοχή. Τι αλλάζει στο λογισμικό το εξηγούμε στο κείμενο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B το 2026.

Τι ρυθμίζει ο προγραμματιστής και τι αποφασίζει ο λογιστής

Ο λογιστής αποφασίζει: ποιος τύπος παραστατικού εκδίδεται σε κάθε περίπτωση, ποιοι συντελεστές ΦΠΑ ισχύουν ανά προϊόν και ανά χώρα πελάτη, πώς αντιμετωπίζονται τα έξοδα αποστολής και οι εκπτώσεις, πότε θεωρείται η πώληση ολοκληρωμένη, τι γίνεται με πωλήσεις σε άλλες χώρες. Αυτές είναι φορολογικές αποφάσεις και δεν τις παίρνει το λογισμικό.

Ο προγραμματιστής ρυθμίζει: πότε ακριβώς πυροδοτείται η έκδοση, την αντιστοίχιση πεδίων, τον έλεγχο ΑΦΜ στο ταμείο, τη ροή για επιστροφές και μερικές αποστολές, τι γίνεται όταν ο πάροχος ή το myDATA δεν απαντά, και ένα αρχείο καταγραφής που δείχνει για κάθε παραγγελία αν και πότε εκδόθηκε παραστατικό. Η καλύτερη εγκατάσταση είναι αυτή όπου ο λογιστής και ο προγραμματιστής κάθισαν μία ώρα μαζί πριν γραφτεί μία γραμμή κώδικα.

Πριν ανοίξετε το κατάστημα

Ζητήστε από όποιον φτιάχνει το eshop σας μια λίστα δοκιμών: παραγγελία ιδιώτη με κάρτα, παραγγελία με αντικαταβολή, παραγγελία επιχείρησης με τιμολόγιο, επιστροφή ενός προϊόντος, μερική αποστολή, ακύρωση πριν την αποστολή, παραγγελία ενώ ο πάροχος είναι εκτός. Για καθεμία, δείτε το παραστατικό που βγήκε και δείξτε το στον λογιστή σας. Μία ώρα δοκιμών γλιτώνει μήνες διορθώσεων.

Το κόστος αυτής της ροής είναι από τα πράγματα που ξεχωρίζουν μια σοβαρή προσφορά, όπως εξηγούμε στο κείμενο πόσο κοστίζει ένα eshop. Αν θέλετε το κατάστημά σας να κόβει σωστά από την πρώτη παραγγελία, δείτε τη σελίδα κατασκευής eshop ή γράψτε μας πώς εκδίδετε παραστατικά σήμερα και ποιο σύστημα χρησιμοποιεί ο λογιστής σας.