Λογισμικό κατά παραγγελία: πότε αξίζει να φύγετε από τα έτοιμα προγράμματα

Σχεδόν κάθε επιχείρηση ξεκινά με έτοιμα εργαλεία: Excel για τις καταγραφές, ένα πρόγραμμα τιμολόγησης, μηνύματα για τις συνεννοήσεις. Και σωστά κάνει: όσο η δουλειά είναι μικρή, τα έτοιμα είναι τα ταχύτερα και τα φθηνότερα. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν η επιχείρηση μεγαλώσει και τα εργαλεία μείνουν ίδια.

Σημάδια ότι ξεπεράσατε τα έτοιμα

Πρώτο σημάδι η διπλή καταχώρηση: η ίδια παραγγελία πληκτρολογείται στο υπολογιστικό φύλλο, μετά στο πρόγραμμα τιμολόγησης, μετά σε ένα μήνυμα προς την αποθήκη.

Δεύτερο, η απάντηση σε μια απλή ερώτηση («πόσο πουλήσαμε αυτόν τον μήνα ανά πελάτη;») απαιτεί μια ώρα ψαξίματος σε αρχεία.

Τρίτο και ακριβότερο: έχετε προσαρμόσει τις διαδικασίες σας στο λογισμικό αντί το λογισμικό να δουλεύει με τον δικό σας τρόπο.

Τα έτοιμα προγράμματα σας υποχρεώνουν να δουλεύετε όπως προβλέπεται για μια μέση επιχείρηση. Το λογισμικό κατά παραγγελία κάνει το αντίθετο: αυτοματοποιεί καταχωρήσεις, συνδέει εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε και δίνει αναφορές με ένα κλικ.

Τι φτιάχνεται συνήθως

Στις επιχειρήσεις που συναντάμε, τρεις τύποι λύσεων καλύπτουν τα περισσότερα: σύστημα πελατών και προσφορών, εσωτερικά εργαλεία παρακολούθησης για παραγωγή, συνεργεία ή ομάδες πεδίου, και συνδέσεις ώστε eshop, λογιστικό πρόγραμμα και αποθήκη να ανταλλάσσουν δεδομένα χωρίς πληκτρολόγηση.

Και το αντίστροφο, γιατί πρέπει να ειπωθεί: αν ένα έτοιμο εργαλείο καλύπτει το 90% των αναγκών σας με το ένα δέκατο του κόστους, θα σας το πούμε. Το κατά παραγγελία έχει νόημα εκεί που οι διαδικασίες σας είναι το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα, ή εκεί που η χειρωνακτική δουλειά κοστίζει ήδη περισσότερο από την ανάπτυξη.

Πώς υπολογίζεται αν συμφέρει

Απλά: πόσες ώρες τον μήνα ξοδεύει η ομάδα σε δουλειά που μπορεί να αναλάβει το λογισμικό, επί το κόστος της ώρας, συν τα λάθη που δημιουργεί η χειρωνακτική δουλειά, δηλαδή λάθος αποστολές, ξεχασμένα αιτήματα, διπλές καταχωρήσεις.

Όταν αθροιστούν αυτά, τα περισσότερα έργα που αναλαμβάνουμε επιστρέφουν την επένδυση σε έξι με δεκαοκτώ μήνες, και το λογισμικό συνεχίζει να δουλεύει για χρόνια. Υπάρχει και ενδιάμεσο βήμα που συχνά προτείνουμε: πριν από ένα μεγάλο σύστημα, αυτοματοποίηση μιας διαδικασίας. Μικρό έργο, γρήγορο αποτέλεσμα και εξαιρετική δοκιμή της συνεργασίας.

Λάθη που κοστίζουν

Το ακριβότερο είναι να παραγγείλετε τα πάντα μαζί. Ένα καλό έργο ξεκινά από τη διαδικασία που πονάει περισσότερο, παραδίδεται, χρησιμοποιείται, και μετά επεκτείνεται. Λογισμικό που φτιάχνεται έναν χρόνο χωρίς καμία παράδοση συνήθως αστοχεί, γιατί η δουλειά άλλαξε στο μεταξύ.

Δεύτερο λάθος: να παραλείψετε τους ανθρώπους που θα το χρησιμοποιούν. Ένα εργαλείο λογικό για τον διευθυντή αλλά ανυπόφορο για όποιον δουλεύει οκτώ ώρες μέσα σε αυτό καταλήγει παρακαμπτόμενο.

Τρίτο: να μη ρωτήσετε σε ποιον ανήκει ο κώδικας. Σε εμάς η απάντηση είναι πάντα η ίδια: ο κώδικας και τα δικαιώματα είναι δικά σας, τεκμηριωμένα και παραδοτέα. Αν αναγνωρίζετε την επιχείρησή σας στα παραπάνω, πείτε μας πώς δουλεύετε και θα σας πούμε τι θα αυτοματοποιούσαμε πρώτο.