Ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B 2026 και λογισμικό

Αν η επιχείρησή σας εκδίδει τιμολόγια προς άλλες επιχειρήσεις από το δικό της ERP, το CRM ή το eshop, το 2026 δεν αλλάζει μόνο μια φορολογική υποχρέωση. Αλλάζει το πώς φεύγει ένα παραστατικό από το σύστημά σας και πώς μπαίνει στο σύστημα του πελάτη σας. Ο λογιστής σας θα σας πει τι οφείλετε. Εμείς θα σας πούμε τι πρέπει να αντέξει το λογισμικό σας για να το κάνει χωρίς να σταματήσει η τιμολόγηση την πρώτη μέρα.

Το χρονοδιάγραμμα με μία ματιά

Σύμφωνα με την κοινή υπουργική απόφαση που καθόρισε την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, η εφαρμογή γίνεται σε δύο φάσεις. Η πρώτη ξεκίνησε στις 2 Φεβρουαρίου 2026 για τις επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα πάνω από το όριο που ορίζει η απόφαση. Η δεύτερη ξεκινά την 1η Οκτωβρίου 2026 για όλες τις υπόλοιπες, με περίοδο προσαρμογής έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026. Παράλληλα, η λήψη ηλεκτρονικών τιμολογίων γίνεται υποχρεωτική στις εγχώριες συναλλαγές B2B: δεν αρκεί να εκδίδετε σωστά, πρέπει και να παραλαμβάνετε.

Μια απαραίτητη διευκρίνιση: δεν είμαστε λογιστές ούτε φορολογικοί σύμβουλοι. Οι διατάξεις αλλάζουν, οι εξαιρέσεις έχουν λεπτομέρειες, και η συγκεκριμένη υποχρέωση της δικής σας επιχείρησης, το πότε και το πώς, πρέπει να επιβεβαιωθεί με τον λογιστή σας. Αυτό το κείμενο περιγράφει την τεχνική πλευρά: τι πρέπει να μπορεί να κάνει το λογισμικό σας ώστε, όταν ο λογιστής πει «από αυτή την ημερομηνία», εσείς να είστε ήδη έτοιμοι.

Τι αλλάζει πρακτικά στο σύστημά σας

Μέχρι σήμερα ένα τιμολόγιο ήταν ένα PDF που έφευγε με email και μια εγγραφή που ανέβαινε στο myDATA. Στο νέο μοντέλο το τιμολόγιο γίνεται δομημένο ηλεκτρονικό έγγραφο, διαβιβάζεται μέσω πιστοποιημένου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, παίρνει τα στοιχεία που το κάνουν έγκυρο και φτάνει στον πελάτη σε μορφή που το δικό του σύστημα διαβάζει αυτόματα. Η διαφορά δεν είναι στο περιεχόμενο του τιμολογίου, είναι στη διαδρομή του.

Για μια επιχείρηση με δικό της ERP αυτό σημαίνει ότι η ροή έκδοσης χρειάζεται ένα ακόμη βήμα ανάμεσα στην οριστικοποίηση και την αποστολή: το παραστατικό φεύγει προς τον πάροχο, επιστρέφει με τα στοιχεία επιτυχούς διαβίβασης και μόνο τότε θεωρείται εκδομένο. Αν το ERP σας είναι εμπορικό πακέτο, ο κατασκευαστής του πιθανότατα έχει έτοιμη τη σύνδεση. Αν είναι δικό σας, ή παλιό και τροποποιημένο, το βήμα αυτό πρέπει να γραφτεί.

Το CRM συνήθως δεν εκδίδει τιμολόγια, αλλά συχνά φτιάχνει προσφορές που γίνονται τιμολόγια με ένα κλικ. Εκεί πρέπει να ελεγχθεί ότι τα στοιχεία του πελάτη, ΑΦΜ, διεύθυνση, καθεστώς ΦΠΑ, φτάνουν πλήρη στο σύστημα έκδοσης. Το eshop είναι ξεχωριστή ιστορία που έχουμε γράψει αναλυτικά στο κείμενο myDATA και eshop: οι λιανικές αποδείξεις έχουν δικούς τους κανόνες, αλλά αν το eshop πουλά και σε επιχειρήσεις με τιμολόγιο, μπαίνει και αυτό στη νέα ροή.

Πάροχος ή δική σας σύνδεση

Οι περισσότερες επιχειρήσεις θα περάσουν από πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, και για τις περισσότερες αυτό είναι η σωστή απόφαση. Ο πάροχος αναλαμβάνει τη μορφή του εγγράφου, τη διαβίβαση, τη φύλαξη και την παρακολούθηση των προδιαγραφών. Εσείς χρειάζεστε μία σύνδεση: το σύστημά σας στέλνει το παραστατικό στον πάροχο και παίρνει πίσω την απάντηση. Η δουλειά του λογισμικού είναι να κάνει αυτή τη σύνδεση αξιόπιστη, όχι να ξαναφτιάξει αυτό που ο πάροχος ήδη κάνει.

Η απευθείας διαβίβαση από το δικό σας σύστημα, χωρίς πάροχο, έχει νόημα σε ειδικές περιπτώσεις: πολύ μεγάλος όγκος παραστατικών, ιδιαίτερες απαιτήσεις ασφάλειας ή όμιλος που θέλει πλήρη έλεγχο. Κοστίζει σε συντήρηση, γιατί κάθε αλλαγή προδιαγραφών γίνεται δική σας ευθύνη, και το αν επιτρέπεται στη δική σας περίπτωση το επιβεβαιώνει ο λογιστής. Αν δεν έχετε ομάδα που θα το παρακολουθεί, ο πάροχος είναι η ασφαλέστερη επιλογή και η ενσωμάτωση με το ERP σας είναι εκεί που αξίζει η επένδυση.

Τι να δοκιμάσετε πριν την προθεσμία

Ξεκινήστε από την απογραφή: από πόσα σημεία εκδίδονται σήμερα παραστατικά προς επιχειρήσεις; ERP, eshop, ένα παλιό πρόγραμμα στο υποκατάστημα, ένα φύλλο Excel για τις πιστωτικές. Κάθε σημείο είναι μία σύνδεση ή μία απόφαση να καταργηθεί. Οι επιχειρήσεις που ανακαλύπτουν το τρίτο σημείο έκδοσης δύο εβδομάδες πριν την προθεσμία είναι αυτές που τρέχουν.

Μετά, δοκιμαστικό περιβάλλον. Κάθε σοβαρός πάροχος δίνει περιβάλλον δοκιμών. Περάστε από εκεί όχι ένα τιμολόγιο αλλά όλους τους τύπους που εκδίδετε: απλό τιμολόγιο, τιμολόγιο με έκπτωση, πιστωτικό, τιμολόγιο σε πελάτη με απαλλαγή ΦΠΑ, τιμολόγιο σε ξένη επιχείρηση. Και δοκιμάστε τη λήψη: τι γίνεται όταν ένας προμηθευτής σας στείλει ηλεκτρονικό τιμολόγιο, πού καταλήγει, ποιος το εγκρίνει, πώς μπαίνει στο λογιστήριο.

Τέλος, το σενάριο αποτυχίας. Ο πάροχος δεν απαντά, το δίκτυο πέφτει, ένα τιμολόγιο απορρίπτεται. Το σύστημά σας πρέπει να ξέρει τι κάνει: κρατά το παραστατικό σε αναμονή, ξαναπροσπαθεί, ειδοποιεί κάποιον. Αν αυτή η λογική δεν υπάρχει, η πρώτη διακοπή θα σταματήσει την τιμολόγηση ολόκληρης της επιχείρησης.

Πού σκοντάφτουν συνήθως οι υλοποιήσεις

Τα κύρια δεδομένα. Πελάτες χωρίς ΑΦΜ στη βάση, διευθύνσεις σε ένα πεδίο ελεύθερου κειμένου, δύο εγγραφές για την ίδια εταιρεία. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο απαιτεί δομημένα στοιχεία και ένα λάθος πεδίο σημαίνει απόρριψη. Ο καθαρισμός της βάσης πελατών είναι συχνά η μεγαλύτερη εργασία του έργου, και δεν είναι τεχνική.

Οι ακυρώσεις. Στο νέο μοντέλο ένα διαβιβασμένο τιμολόγιο κατά κανόνα δεν διορθώνεται, ακυρώνεται ή πιστώνεται. Συστήματα που επέτρεπαν «άνοιγμα» ενός παραστατικού για διόρθωση πρέπει να αλλάξουν λογική. Το ίδιο και οι χρήστες, που πρέπει να μάθουν ότι το κουμπί οριστικοποίησης σημαίνει πλέον αυτό που λέει.

Οι συνδέσεις γύρω από το ERP. Αν το eshop σας στέλνει παραγγελίες στο ERP και το ERP εκδίδει το παραστατικό, η αλυσίδα έχει τρία σημεία που μπορούν να σπάσουν. Το κλασικό παράδειγμα είναι παραστατικό που εκδόθηκε για παραγγελία που στο μεταξύ ακυρώθηκε στο eshop. Στο κείμενο για τη σύνδεση eshop με ERP περιγράφουμε πού ακριβώς.

Το επόμενο βήμα

Αν το ERP σας είναι εμπορικό, ρωτήστε τον κατασκευαστή τι ακριβώς καλύπτει η δική του σύνδεση και τι μένει σε εσάς. Αν το σύστημά σας είναι κατά παραγγελία ή αν η ροή έκδοσης περνά από περισσότερα του ενός συστήματα, η ενσωμάτωση είναι δουλειά ανάπτυξης λογισμικού: ανάλυση της ροής, γραφή της σύνδεσης, δοκιμές σε όλους τους τύπους παραστατικών, σενάρια αποτυχίας. Τα πακέτα και οι τιμές είναι δημοσιευμένα στη σελίδα της υπηρεσίας.

Αν αναρωτιέστε αν αξίζει να αντικαταστήσετε ένα παλιό σύστημα αντί να το συνδέσετε, το κείμενο λογισμικό κατά παραγγελία βάζει τα κριτήρια. Και αν θέλετε μια πρώτη εκτίμηση για τη δική σας ροή, στείλτε μας ποια συστήματα εκδίδουν σήμερα παραστατικά και θα σας πούμε τι βλέπουμε.

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει να αλλάξω ERP για την ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Κατά κανόνα όχι. Τα περισσότερα εμπορικά ERP έχουν ή ετοιμάζουν σύνδεση με πιστοποιημένο πάροχο. Το ερώτημα είναι αν η δική σας έκδοση και άδεια την περιλαμβάνει και αν τα δεδομένα των πελατών σας είναι αρκετά καθαρά για να περάσουν. Αλλαγή ERP δικαιολογείται μόνο αν το σύστημα έχει και άλλα προβλήματα πέρα από αυτό.

Τι διαφορά έχει το myDATA από την ηλεκτρονική τιμολόγηση;

Το myDATA είναι η διαβίβαση των δεδομένων του παραστατικού στην ΑΑΔΕ. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι το ίδιο το παραστατικό σε δομημένη ηλεκτρονική μορφή, που φτάνει στον πελάτη μέσω παρόχου και διαβάζεται αυτόματα από το σύστημά του. Στην πράξη ο πάροχος καλύπτει και τα δύο, αλλά τη δική σας υποχρέωση επιβεβαιώνει ο λογιστής σας.

Πόσο διαρκεί η ενσωμάτωση με το λογισμικό μας;

Εξαρτάται από τον αριθμό των σημείων έκδοσης και την κατάσταση των δεδομένων. Μία σύνδεση από ένα ERP με έτοιμη τεκμηρίωση παρόχου είναι υπόθεση εβδομάδων. Περισσότερα συστήματα, δικός σας κώδικας ή βάση πελατών που χρειάζεται καθαρισμό ανεβάζουν τον χρόνο σε μήνες, με το μεγαλύτερο μέρος στις δοκιμές.

Τι γίνεται με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που παραλαμβάνω;

Χρειάζεστε ένα σημείο όπου καταλήγουν, κάποιον που τα εγκρίνει και μια διαδρομή προς το λογιστήριο. Ο πάροχος συνήθως προσφέρει εισερχόμενα, αλλά η σύνδεση με το δικό σας σύστημα, ώστε το τιμολόγιο προμηθευτή να γίνεται εγγραφή χωρίς πληκτρολόγηση, είναι ξεχωριστή δουλειά που αξίζει να μπει στο ίδιο έργο.

Μπορείτε να μου πείτε από πότε έχω υποχρέωση;

Όχι, και δεν θα το κάναμε υπεύθυνα. Δεν είμαστε λογιστές. Το χρονοδιάγραμμα των δύο φάσεων είναι δημόσιο, αλλά το σε ποια φάση ανήκετε και ποιες εξαιρέσεις ισχύουν για εσάς το επιβεβαιώνει ο λογιστής σας. Εμείς αναλαμβάνουμε το λογισμικό να είναι έτοιμο πριν από την ημερομηνία που θα σας πει.