E-fiskalizacija za webshop: kada online prodavnica izdaje fiskalni račun

Ako otvarate webshop, jedno od prvih pitanja koje će vam knjigovođa postaviti glasi: kako ćete izdavati fiskalne račune? Mnogi vlasnici pretpostave da fiskalna kasa važi samo za radnju sa pultom, a da online prodaja ide „na fakturu”. U praksi je drugačije, i to utiče na to kako se webshop pravi: koji softver se povezuje, šta se šalje kupcu na email i šta se dešava kada kupac vrati robu. Ovaj tekst je pisan iz ugla onih koji webshop prave, ne iz ugla poreskog savetnika.

Da li online prodaja podleže fiskalizaciji

Prema tumačenju objavljenom na pravnom portalu Paragraf, prodaja preko interneta nije izuzeta od obaveze fiskalizacije: webshop koji prodaje robu potrošačima po pravilu izdaje fiskalni račun kao i fizička radnja. Isti izvor navodi da obaveza važi bez obzira na način plaćanja, dakle i kod plaćanja karticom na sajtu, i kod pouzeća, i kod uplate na račun.

Za vlasnika to znači da se pitanje fiskalizacije rešava pre nego što webshop primi prvu porudžbinu, a ne posle. Koji tačno model poslovanja podleže kojoj obavezi i da li za vašu delatnost postoji izuzetak, to je pitanje za knjigovođu, jer se propisi i tumačenja menjaju. Naš posao je da webshop bude tehnički spreman da račun izda onako kako knjigovođa kaže da treba.

Elektronski račun i saglasnost kupca

Dobra vest za online prodaju je da fiskalni račun ne mora da putuje u paketu na papiru. Prema istom izvoru, račun može da se dostavi kupcu elektronski, uz njegovu saglasnost. U praksi se ta saglasnost prikuplja u procesu kupovine: kupac potvrdi da prihvata dostavu računa na email pre nego što porudžbinu završi.

To za webshop znači dve konkretne stvari. Prvo, u poslednjem koraku kupovine postoji jasna opcija ili obaveštenje o elektronskom računu, a saglasnost se čuva uz porudžbinu. Drugo, sistem posle naplate automatski šalje račun na email kupca, u obliku koji sadrži sve elemente fiskalnog računa, uključujući QR kod za proveru. Ako to nije automatizovano, neko će ručno slati stotine mejlova mesečno.

Dostava koja se naplaćuje posebno

Detalj koji često iznenadi: ako dostavu naplaćujete posebno, kao stavku uz robu, tumačenje sa portala Paragraf navodi da se za nju izdaje poseban fiskalni račun. Za webshop to znači da sistem mora da ume da razdvoji robu od usluge dostave i da za svaku napravi odgovarajući dokument, umesto da sve gura u jednu stavku.

Način na koji ćete dostavu prikazivati i naplaćivati (uračunata u cenu, besplatna iznad određene vrednosti korpe ili posebna stavka) treba dogovoriti sa knjigovođom pre nego što se pravi korpa i naplata. Naknadna promena tog modela znači promenu u logici webshopa i u načinu na koji se računi generišu, pa je jeftinije odlučiti na početku nego prepravljati posle prvih porudžbina.

Kako se to tehnički rešava u webshopu

Tehnički lanac ima tri dela. Prvi je webshop, koji zna šta je kupljeno, po kojoj ceni i sa kojom PDV stopom. Drugi je procesor fiskalnih računa (PFR), koji račun potpisuje i evidentira kod Poreske uprave: postoji lokalna varijanta (L-PFR), koja radi na uređaju kod prodavca, i virtuelna (V-PFR), koja radi u oblaku i za webshop je po pravilu prirodniji izbor jer ne zavisi od računara u kancelariji. Treći deo je ESIR, softver koji kreira račun i komunicira sa procesorom.

Kod izrade webshopa to znači integraciju: kada je porudžbina plaćena ili potvrđena, webshop šalje podatke ESIR softveru, dobija nazad fiskalizovan račun i šalje ga kupcu na email. Za webshop na WooCommerce postoje gotovi dodaci koji taj lanac pokrivaju, dok webshop rađen po meri dobija direktnu integraciju u toku razvoja. U oba slučaja treba proveriti kako se ponašaju greške: šta se dešava ako procesor u tom trenutku nije dostupan, da li se račun izdaje naknadno i da li porudžbina čeka.

Koji trenutak se računa kao izdavanje računa, kod plaćanja karticom, kod pouzeća, kod uplate na račun, to je opet pitanje za knjigovođu. Webshop treba da podrži bilo koji od tih scenarija, pa se logika podešava po njegovoj odluci, ne obrnuto. Zato taj razgovor vodimo pre nego što se napiše prvi red koda za naplatu.

Šta kada kupac vrati robu

Kod online prodaje povraćaji su deo posla, a ne izuzetak, jer kupac ima pravo da odustane od kupovine u zakonskom roku. Kada se roba vrati i novac vraća, u fiskalnom sistemu se po pravilu izdaje račun refundacije koji se poziva na prvobitni račun. Webshop zato mora da čuva vezu između porudžbine, izdatog računa i eventualnog povraćaja, delimičnog ili potpunog.

U praksi je najčešći problem delimičan povraćaj: kupac je poručio tri artikla, vraća jedan. Sistem mora da ume da refundira samo taj deo i da to ispravno prikaže. Šta webshop duguje kupcu kod odustanka opisali smo u kontrolnoj listi zakonskih obaveza webshopa.

Ko šta radi: knjigovođa, agencija, prodavac

Podela posla koja u praksi funkcioniše je jednostavna. Knjigovođa kaže šta se fiskalizuje, kada, sa kojom stopom i kako se knjiže povraćaji, i preporučuje ili obezbeđuje ESIR i procesor. Agencija koja pravi webshop integriše taj lanac u proces kupovine, automatizuje slanje računa i testira scenarije, uključujući povraćaje. Prodavac vodi svakodnevni rad: potvrđuje porudžbine, obrađuje povraćaje i prati da li se svaki račun izdao.

Ograda koju dugujemo: nismo pravni ni računovodstveni savetnici. Propisi o fiskalizaciji i njihova tumačenja se menjaju, a obaveza zavisi od vaše delatnosti i modela prodaje. Sve što je ovde opisano proverite sa svojim knjigovođom ili pravnikom pre nego što webshop primi prvu porudžbinu. Naš deo posla je da tehnika prati ono što oni odluče.

Šta dalje

Ako webshop tek planirate, prvo pročitajte šta sve treba za otvaranje webshopa u Srbiji, pa pitanje fiskalizacije stavite na sto zajedno sa knjigovođom pre nego što izaberete platformu. Fiskalizacija je ujedno i prvi korak ka povezivanju webshopa sa knjigovodstvom, jer se isti podaci o porudžbinama i računima kasnije šalju u knjigovodstveni program.

Ako već imate webshop i niste sigurni da li je lanac ispravno postavljen, javite se: proći ćemo kroz proces kupovine i reći vam šta tehnički nedostaje, bez obaveze.