Povezivanje webshopa sa knjigovodstvom i lagerom: kako to radi

Prvih deset porudžbina dnevno neko prekuca u knjigovodstveni program bez muke. Kod pedeset se pojave prve greške: pogrešna šifra artikla, lager koji na sajtu kaže „ima”, a u magacinu nema, faktura koja kasni. Povezivanje webshopa sa knjigovodstvom i lagerom je posao koji te greške ukida, a pitanje koje najčešće čujemo glasi: kako to uopšte radi i koliko traje. Ovaj tekst objašnjava šta se sinhronizuje, kojim putem, sa kojim sistemima i gde u praksi puca.

Zašto ručno prepisivanje puca

Ručno prepisivanje ne puca odjednom, nego postepeno. Prvo se pojavi kašnjenje: porudžbina sa sajta uđe u program uveče, pa lager na sajtu ceo dan pokazuje pogrešno stanje. Onda greške u unosu: zamenjene cifre u količini, pogrešan kupac, pogrešna PDV stopa. Na kraju dupli posao počne da košta više od softvera koji bi ga ukinuo, a niko ne zna koje je stanje tačno: ono na sajtu, u programu ili u magacinu.

Znak da je vreme za integraciju nije broj porudžbina, nego trenutak kada jedan čovek radi samo prekucavanje ili kada ste prodali proizvod koga nema. Kod veleprodaje taj trenutak dolazi ranije, jer jedna porudžbina ima desetine stavki. Kako se taj trenutak prepoznaje šire, opisali smo u tekstu o tome kada preći sa gotovih rešenja na namenski softver.

Šta se sinhronizuje

Integracija po pravilu pokriva šest tokova podataka. Artikli: naziv, šifra, opis, kategorija, iz jednog sistema koji je „izvor istine” ka drugom. Cene: prodajna cena i PDV stopa, najčešće iz knjigovodstva ili ERP-a ka webshopu. Lager: stanje po artiklu i po varijanti, iz magacina ka sajtu, što češće to bolje. Porudžbine: iz webshopa ka knjigovodstvu, sa kupcem, stavkama, načinom plaćanja i dostave.

Peti tok su kupci: nov kupac sa sajta postaje partner u knjigovodstvu, a postojeći se prepoznaje po emailu ili PIB-u, da se ne duplira. Šesti su računi: fiskalni račun ili faktura koja se generiše u knjigovodstvu vraća se u webshop i šalje kupcu. Ne mora sve da se sinhronizuje odjednom; za većinu prodavnica lager i porudžbine su prvi korak, a ostalo dolazi kasnije.

API ili izvoz fajlova

Postoje dva puta. Prvi je API: sistemi razmenjuju podatke direktno, u trenutku kada se nešto promeni ili u kratkim intervalima. To je tačnije i brže, ali zahteva da oba sistema imaju API i da neko napiše kod koji ih povezuje. Drugi put je razmena fajlova: jedan sistem izveze tabelu (CSV ili XML), drugi je uveze, po rasporedu ili ručno. Sporije je i grublje, ali radi i sa starijim programima koji API nemaju.

U praksi se često kombinuju: lager i porudžbine idu preko API-ja jer moraju da budu sveži, a artikli i cene se uvoze iz fajla jednom dnevno jer se retko menjaju. Koji put je moguć zavisi od knjigovodstvenog programa; to je prvo što proveravamo pre ponude, jer od toga zavisi i obim posla i ono što integracija može da obeća.

Sistemi koje srećemo kao mete integracije

Na domaćem tržištu se kao mete integracije najčešće pominju programi u oblaku poput Minimaxa, ERP sistemi poput Pantheona i razni lokalni ERP ili knjigovodstveni programi koje firma koristi godinama. Svaki od njih ima svoj način razmene podataka, od dokumentovanog API-ja do uvoza fajlova; pre bilo kakvog obećanja tražimo dokumentaciju konkretnog sistema i proveravamo šta je zaista moguće. Ovde ih pominjemo kao primere sistema sa kojima se webshop povezuje, ne kao spisak naših referenci.

Kod webshopa na WooCommerce deo posla pokrivaju gotovi dodaci za pojedine programe; tamo gde dodatak ne postoji ili ne pokriva vaš proces, piše se namenski konektor. Kod webshopa rađenog po meri konektor je deo projekta od početka i prati vaše šifre, stope i varijante.

SEF za B2B fakture

Ako prodajete i firmama, ne samo potrošačima, u priču ulazi i sistem elektronskih faktura. Prema informacijama na zvaničnom portalu za e-fakture, SEF je obavezan za obveznike PDV-a u prometu između firmi i za sve koji fakturišu javnom sektoru. Za webshop sa B2B kupcima to znači da faktura za takvu porudžbinu ne završava samo u mejlu, nego se šalje u SEF, po pravilu iz knjigovodstvenog programa koji je sa njim povezan.

Zato kod B2B webshopa integracija sa knjigovodstvom nije samo pitanje urednosti nego i toka fakture: porudžbina sa sajta, faktura u programu, slanje u SEF. Da li ste vi obveznik i kako se to knjiži, pitanje je za knjigovođu; naš posao je da porudžbina sa sajta u program stigne sa svim podacima koji su za fakturu potrebni, uključujući PIB i matični broj kupca.

Šta puca u praksi

Tri stvari prave najviše problema. Šifre artikala: webshop i knjigovodstvo imaju različite šifre za isti proizvod, ili šifre uopšte nema, pa se prvo pravi mapa i uvodi disciplina da svaki nov artikal dobija šifru pre nego što se objavi. PDV stope: artikal na sajtu ima opštu stopu, a u knjigovodstvu posebnu, i razlika se otkrije tek na računu. Varijante: majica u pet boja i šest veličina je u knjigovodstvu trideset artikala, a na sajtu jedan proizvod; integracija mora da zna to dvoje da poveže.

Uz to ide i pitanje šta je izvor istine za svaki podatak. Ako cenu menjate i na sajtu i u programu, jedan će pregaziti drugog. Pravilo je jednostavno: svaki podatak ima tačno jedno mesto gde se menja, a integracija ga prenosi dalje. To pravilo se dogovara sa timom pre razvoja, jer menja navike ljudi koji podatke unose.

Koliko traje i šta dalje

Trajanje zavisi od broja tokova i od sistema sa druge strane. Sinhronizacija lagera i porudžbina sa programom koji ima dokumentovan API je projekat od nekoliko nedelja, uključujući mapiranje šifara i testiranje. Puna integracija sa ERP-om, sa artiklima, cenama, kupcima i računima, i sa SEF-om u lancu, ide faza po faza kroz nekoliko meseci. Šta utiče na cenu takvog projekta opisali smo u tekstu koliko košta izrada softvera po meri.

Ograda koju dugujemo: nismo računovodstveni ni pravni savetnici, a propisi o fiskalizaciji i e-fakturama se menjaju. Koje dokumente izdajete, sa kojim stopama i da li ste obveznik SEF-a, potvrdite sa knjigovođom; integracija prati te odluke, ne donosi ih.

Ako želite da proverite šta je moguće sa vašim programom, pošaljite nam koji sistem koristite i koliko porudžbina dnevno imate; vratićemo vam predlog tokova koje vredi povezati prvo. Šta izrada softvera kod nas obuhvata piše na stranici usluge.